A lemondás (megtiltás, hozzájárulás, visszavonás) lehetővé tétele érdekében a feladó köteles postai úton térítésmentesen feladható, könyvelt küldeményként, igazolható módon kézbesíthető címzett válaszlevelet (válaszküldeményt) helyezni a címzett reklámküldeménybe.
Válaszküldemény szolgáltatás igénybevétele esetén az ügyfél belföldi küldeményéhez – válaszadás céljából – csak a saját nevére és postafiók címére megcímzett levelet, levelezőlapot (válaszküldeményt) csatolhat. A szolgáltatás igénybevétele a Postával kötött, külön írásbeli szerződés alapján történik, melynek mellékletét képezi az ügyfél által bemutatott és a Posta által jóváhagyott, szerződő felek által szignált válaszküldemény-mintapéldány egy eredeti példánya. A Posta részére – kibocsátásonként – kell mintaküldeményt bemutatni.
Az ingyenes válaszlevél lehet tehát sima levél, vagy levelezőlap is. A levelezőlapra eltérő méret és tömeghatárok vonatkoznak.
A fenti rendelkezésből az is kiderül, hogy az ingyenes válaszboríték igénybevételéhez előzetesen egy mintaküldeményt kell küldeni a postának és szerződni is kell vele külön. Ez a külön megállapodás azért is fontos, mert, ha a feladó nem köt szerződést a postával az ingyenes válaszlevelekre (vagy egyébként nem felel meg a válaszlevél a jelen pontban írtaknak), akkor a posta csak akkor kézbesíti a címzett válaszlevelét, ha a címzett (jelen esetben már feladó) a kézbesítés díját megfizeti, és a küldemény feladási díján kívül a bérmentesítetlenségi pótdíjat (portódíjat) is megfizeti.
A válaszlevél, illetve a válasz-levelezőlap méret- és tömeghatára megegyezik a belföldi levél, illetve levelezőlap méret- és tömeghatáraival.
A válaszküldemény kialakítási feltételeit a Posta által kiadott műszaki útmutató tartalmazza. A válaszküldeményeket minden esetben a műszaki útmutatóban meghatározott paraméterek szerint kell előállítani.
A könyvelt és a díjmentesen feladott küldeménynél a küldemény címoldalán (annak bal felső sarkában) – visszakézbesítési címként – a feladó címadatait is fel kell tüntetni. Erre tekintettel javasoljuk, hogy vagy a DM-ben kerüljön sor a címzettek figyelmének felhívására, hogy a válaszlevelet csak úgy tudják visszaküldeni, ha bal felső sarokba beírják a nevüket, címüket, vagy pedig előre címezzétek meg a válaszleveleket a feladók adataival is.
